Relacje medialne

 

Relacje MedialneProgram współpracy z środkami masowego przekazu, powinien być integralną częścią polityki public relations każdej organizacji. Media stanowią swoisty pomost informacyjny, docierający do masowego odbiorcy, przy stosunkowo niewielkich kosztach. Media stanowią dla odbiorcy niezależne źródło informacji, co czyni tę informację bardziej wiarygodną.

Należy jednak pamiętać, że media działają na zasadzie katalizatora, informacja przekazywana do odbiorcy jest odpowiednio modyfikowana, często oczyszczana z tych fragmentów informacji, które według redakcji są nie ważne, lecz które dla naszej firmy są niezwykle istotne.

Nasza współpraca z mediami powinna opierać się na dwóch obszarach, uwzględniać dwa kierunki działania, pierwszy z nich to zapewnienie pełnej i właściwej informacji, drugi to ciągłe kształtowanie dobrych stosunków z redakcjami.

To właśnie dobre stosunki z redakcjami, pozwolą nam mieć większy wpływ na obecność informacji o naszych instytucjach w mediach. Również przyjazne stosunki z redakcjami mogą mieć pewien wpływ na redakcyjną korektę, modyfikację przekazanej przez nas informacji.

Na zaufanie mediów każda organizacja musi sobie zasłużyć i długo nad tym pracować. Reputację trudno się zdobywa, łatwo traci. Firmy, które działają od lat miały dużo czasu, aby zbudować swój wizerunek w mediach. Ale każdy nowy podmiot budują od podstaw swój wizerunek. Nie jest to proces bynajmniej łatwy. Dlatego tak istotny jest dział public relations, funkcja rzecznika prasowego czy też dyrektora departamentu informacji. To właśnie ci ludzie bezpośrednio budują relacje z środkami masowego przekazu, kreują wizerunek swoich firm.

ZASADY WSPÓŁPRACY Z MEDIAMI

Współpracując z prasą należy mieć w pamięci kilka zasad:

  1. Traktuj każdego dziennikarza, jak przyjaciela a nie wroga. Tylko od ciebie samego zależy czy robiąc analizę SWOT swojej firmy wpiszesz go po stronie szans czy zagrożeń.
  2. Zbuduj dokładną bazę teleadresową, redakcji, dziennikarzy, red. naczelnych. Skala bazy musi odpowiadać otoczeniu firmy, baza lokalna, wojewódzka, ogólnopolska. Pamiętaj o jej stałym uaktualnianiu i weryfikacji, dziennikarze zmieniają redakcję a redakcje zmieniają telefony.
  3. To ty musisz chcieć współpracy. Sam podejmuj kontakty z prasą, przygotowuj i wysyłaj notatki, organizuj spotkania, opracuj swój własny program kontaktów z prasa i konsekwentnie go realizuj.
  4. Poznaj zasady pracy dziennikarskiej. Kiedy znasz oczekiwania i zasady pracy drugiej strony będzie ci o wiele łatwiej sprostać jego wymaganiom, wystrzec się błędów i być odbierany jako profesjonalista.
  5. Znaj swoje prawa. Zapoznaj się z prawem prasowym, będziesz wiedział czego możesz się domagać.
  6. Bądź rzetelny i wiarygodny. Pokaż dziennikarzowi, że może na ciebie liczyć, i pamiętaj: nigdy nie kłam.
  7. W przekazie informacji liczy się szybkość. News na drugi dzień nie jest newsem.
  8. Bądź konkretny. Zbyt dużo informacji może spowodować pominięcie tej najważniejszej.
  9. Bądź przygotowany do sytuacji kryzysowej. Przygotuj się na działanie w sytuacji kryzysowej, na trudne pytania w sytuacjach mocno stresogennych. Zrób symulację, i plan postępowania a zagrożenie cię nie zaskoczy.
  10. Uśmiechnij się. Uśmiech otwiera wiele drzwi, również tych redakcyjnych.

SYSTEM INFORMACJI BIEŻĄCEJ DLA PRASY

  • Notatki prasowe
  • Komunikaty prasowe (press release) to najbardziej popularny i jednocześnie najskuteczniejszy sposób na przekazanie mediom konkretnych informacji. Notatka powinna zawierać krótki tekst informacyjny, opatrzony nagłówkiem notatka prasowa, sporządzony na papierze firmowym i nie przekraczać objętościowo 1 stronny A4.
  • Występują różne rodzaje notatek prasowych:
  • opracowania prasowe (background release) – to szersze nie przeznaczone do druku a raczej do zapoznania dziennikarza z daną tematyką np.: fragmenty ustawy o firmach z kapitałem zagranicznym z komentarzem.
  • oświadczenie prasowe (press statment) – to tekst oficjalny pozbawiony komentarzy, opatrzony jedynie danymi autora i miejsca wygłoszenia np.: Jan Nowak Dyrektor, Shell, Warszawa 2 luty 2000.
  • informacja specjalistyczna (feature release) –informacja przeznaczona dla konkretnej specjalistycznej gazety, sformułowana językiem zrozumiałym dla ściśle określonej grupy odbiorców, np.: informacja dla lekarzy.

ORGANIZACJA KONFERENCJI PRASOWEJ

Musimy pamiętać że powodem zwołania konferencji prasowej, jest przekazanie zainteresowanej grupie informacji niezwykle istotnych lub nie dających się przedstawić w formie wcześniej opisanych komunikatów prasowych.

Złota zasada public relations brzmi: Komunikaty prasowe mogą zostać tutaj wykorzystane jako sygnalizatory tematu, który zostanie rozszerzony i wyjaśniony podczas konferencji prasowej. Zawierają więc one jedynie informację, których zadaniem jest rozbudzenie ciekawości dziennikarzy i przyciągnięcie ich na spotkanie prasowe.

Możemy wyróżnić trzy rodzaje konferencji prasowych:

  • Konferencję reporterską
  • Briefing,
  • Przyjęcie prasowe

Konferencja reporterska – to typowa, krótka konferencja prasowa, zwołana w celu przedstawienia aktualnych faktów. Jej tematem może być np.: opublikowanie raportu o finansowym planie firmy. Briefing – to konferencja prasowa zwołana w celu przedstawienia dodatkowych faktów, okoliczności, skutków wydarzenia, od którego medialnej interpretacji wiele zależy np.: spór pomiędzy dwoma firmami farmaceutycznymi o szkodliwości powszechnie stosowanego leku. Przyjęcie prasowe – mniej oficjalna forma spotkania z dziennikarzami, może być zorganizowana w celu pozyskania ich, na rzecz określonego przedsięwzięcia.. Konferencja prasowa powinna być profesjonalnie zorganizowana, aby nie zdarzył się fakt, że zaprosimy media na naszą firmową klęskę.

Najlepszym czasem na spotkanie z prasą jest przedział czasowy od wtorku do czwartku w godzinach od 11.00 do 13.00. Miesiące wakacyjne nie są najlepszym terminem ze względu na czas urlopów. Jednak lipiec i sierpień stwarzają szansę na przebicie się wydarzenia mniejszej rangi, ponieważ redakcje, nie są wtedy zasypywane taką ilością informacji. Konferencja prasowa nie może być dłuższa niż 60 minut, optymalny czas to 30-45 minut.

Konferencję powinien prowadzić, pracownik o odpowiedniej randze (rzecznik prasowy lub dyrektor departamentu informacji) w konferencji powinien uczestniczyć dyrektor firmy lub jego zastępca, Może również być obecny ktoś z zewnątrz, ale osoba, której obecność podczas konferencji jest uzasadniona. Nie może naprzeciwko pięciu dziennikarzy zasiąść dziesięciu pracowników firmy, ponieważ rzecznik ma coś ważnego do powiedzenia a pozostałe dziewięć osób chce być w telewizji. Liczba osób siedzących za stołem, nie powinna być większa niż 3,4 osoby, Nawet w tym przypadku jest to mały tłum, a jego wielkość musi być uzasadniona. Jeżeli podczas konferencji o otwarciu nowej w pełni skomputeryzowanej kasy, prowadzący konferencję nie zna się na komputerach i nie jest w stanie odpowiedzieć na pytania dotyczące specjalistycznych obszarów wiedzy informatycznej, musimy założyć, że takie pytanie padnie. Aby na nie odpowiedzieć możemy poprosić do uczestnictwa w konferencji naszego informatyka, nie musi on jednak siedzieć za stołem prezydialnym, przyjęte jest w tej sytuacji posiłkowanie się ekspertem znajdującym się na sali. Przyjęte jest również, że w przypadku, gdy za stołem siedzą cztery, pięć osób a moderator nie jest prelegentem (jego rola sprowadza się tylko do prowadzenia spotkania) może on stać z boku pomiędzy stołem a dziennikarzami i stamtąd prowadzić konferencję.

Harmonogram działań przy organizacji spotkania z prasą:

1. Koncepcja:

  • ustalenie celu konferencji
  • ustalenie tematu i problematyki
  • wyznaczenie prelegentów
  • wyznaczenie prowadzącego
  • ustalenie terminu, miejsca i godziny
  • sprawdzenie czy w tym samym czasie, nie ma miejsce inne wydarzenie w regionie, które mogłoby odciągnąć uwagę mediów?

2. Zaproszenia

  • zredagowanie zaproszeń imiennych lub ogólnych wysyłanych na redakcję
  • wybór sposobu dostarczenia zaproszeń (faks, poczta, internet, posłaniec, osobiście)
  • dostarczenie zaproszeń na tydzień przed konferencją
  • wyznaczenie osoby, która zadzwoni z pytaniem czy zaproszenia dotarły, a w dzień przed konferencją przypomni dziennikarzom o spotkaniu.

3. Opracowanie materiałów informacyjnych dla dziennikarzy, oraz materiałów promocyjnych dala dziennikarzy

4. Przygotowanie sali

  • czy zapewniamy dojazd dziennikarzom, jeśli konferencja jest poza centrum miasta?
  • parking
  • czy oznakowano dojście do sali, w której odbywać się będzie konferencja, czy też wyznaczono osoby, które będą kierować dziennikarzy na salę?
  • czy sala jest odpowiedniej wielkości?
  • ilość kontaktów ( obecność telewizji)
  • oświetlenie sali
  • ustawienie krzeseł
  • ustawienie stołu, podwyższenia dla osób udzielających informacji
  • przygotowanie tabliczek z nazwiskami osób udzielających informacji.
  • nagłośnienie sali

5. Przygotowanie poczęstunku

6. Przygotowanie recepcji konferencji, stolik recepcyjny przy wejściu, materiały dla dziennikarze, lista teleadresowa, koszyk na wizytówki, czynny na 30 minut przed konferencją.

7. Przebieg konferencji

  • opóźnienie nie większe niż dziesięć minut
  • powitanie przez prowadzącego, podziękowanie za przybycie, przedstawienie osób udzielających informację, specjalnych gości , siebie samego
  • przedstawienie porządku konferencji: część zamknięta, informacyjna i część otwarta, pytania
  • informacja zasadnicza przedstawiana przez jedną lub dwie osoby
  • pytania-odpowiedzi
  • zakończenie, podziękowanie za udział
  • zaproszenie na poczęstunek

8. Po konferencji

  • wywiady radiowe i telewizyjne
  • możliwość dodatkowych pytań
  • nieformalne spotkanie towarzyskie
  • zwiedzanie firmy

Aby konferencja nie przyniosła wręcz przeciwnych skutków niż zamierzone przez nas, musimy pamiętać o kilku bardzo ważnych regułach. Po pierwsze ustalamy sposób sygnalizacji podczas konferencji pomiędzy osobami udzielającymi informacje i moderatorem np. poprawiam okulary to znaczy „nie radzę sobie z pytaniem”, długopis w ręce „ja przejmuję”, można umówić się również, że kto ma trudności z pytaniem sięga po szklankę wody, w tym momencie druga z osób udzielających informacji dziennikarzom „wykorzystując okazję” odpowiada na trudne pytanie. Należy również pamiętać o przykryciu stołu płótnem, materiałem w taki sposób, aby nie widać było nóg osób siedzących za stołem (nie martwimy się o ruchy nóg, a jednocześnie zawsze można kogoś kopnąć w kostkę). Pamiętajmy również o tym, aby na stole ograniczyć do minimum wszelkie przedmioty. Jeżeli tekst przemówienia jest na dwóch stronach, to niech to będą dwie kartki – unikniemy wtedy szelestu i zbędnego ruch przy odwracaniu kartki, mając jednocześnie cały tekst przed sobą. Na stole musi być woda, napój i to wystarczy, jeśli woda jest gazowana odkręćmy ją przed konferencją. Pamiętajmy również o tle za osobami siedzącymi za stołem (logo firmy, widok na teren inwestycji, plan realizowanego przedsięwzięcia, itp.) Konferencja prasowa to obecność kamer, a kamery wychwytują wiele niepożądanych drobiazgów. Należy dokładnie zastanowić się nad ubiorem i zachowaniem osób udzielających informacji.

Oto kilka przydatnych porad:

  • kolorystyka ubioru: czarny, ciemny granat, odcienie brązu, odcienie szarości, ciemna zieleń
  • kolory: czerwony, żółty… – tylko w kolorystyce dodatków (apaszka, krawat)
  • kolor szary podkreśla zmęczenie i wiek
  • kolor czarny i biały powodują zbyt duży kontrast (dobre jest połączenie kolorów: ciemnobrązowego z kremowym, ciemnego granatu z jasnoniebieskim)
  • biżuteria powoduje refleksy świetlne
  • puder neguje błyszczenie – spocony człowiek robi wrażenie zdenerwowanego
  • staramy się nie korzystać z notatek
  • utrzymujemy kontakt wzrokowy z dziennikarzami
  • mówimy językiem prostym i zrozumiałym, zachowując odpowiednie tempo.
  • i przede wszystkim jesteśmy naturalni

Dziennikarz oczekuję odpowiedzi nie dłuższej niż 60 sekund (1/2 strony maszynopisu), na początku zawsze umieszczamy najważniejszą część wypowiedzi, tezę naszego wystąpienia. Należy mieć dwie wersje odpowiedzi krótką, zwięzłą i dłuższą, obszerniejszą gdybyśmy mieli trochę więcej czasu antenowego.

Żadne porady i sugestie nie zastąpią praktyki, najwięcej człowiek się uczy na swoich błędach, jednak błąd w mediach może dostrzec bardzo wiele osób i dlatego musimy być wyjątkowo ostrożni. Profesjonalizm w tym przypadku to nie rutyna, lecz dokładne przygotowanie, i ciągła obserwacja każdego kroku w drodze kreowania wizerunku naszych instytucji.

Ta strona została znaleziona dzięki :

  • terminy relacji medialnych
 
Relacje medialne  

Tagi

, , , , , , ,

Powiązane

  • No Related Posts